Este diagnóstico contempló un análisis exhaustivo de los procesos municipales, pues a partir del conocimiento de ellos es posible verificar la factibilidad de su digitalización como también identificar las demandas de los componentes tecnológicos relevantes para su proceso de transformación digital.
Con este propósito se han analizado del orden 800 operaciones y procesos elementales que se desarrollan en las diferentes direcciones que conforman un municipio tradicional. De manera de conciliar este análisis con los objetivos de este programa, la biblioteca de procesos se ha catalogado en función de su cercanía con el vecino en primarios (atienden al vecino), secundarios (atienden a procesos primarios) y terciarios (procesos de control y auditoría interna y externa). Por su parte, cada una de las actividades unitarias contenidas dentro de cada proceso se han tipificado en función del grado de susceptibilidad para su digitalización. En este contexto, si las actividades de un proceso se concentran en operaciones con información y documentos presenta un alto grado de susceptibilidad digital. Por el contrario, aquellas actividades y procesos de carácter físico que operan sobre la infraestructura y el territorio, como parques, jardines, basuras, calles y otros mostrarán un bajo grado de susceptibilidad digital.
Habiendo analizado la totalidad de los procesos municipales resulta interesante destacar que más del 50% de la dotación de personal tiende a concentrarse en procesos primarios pertenecientes a las Direcciones de Operaciones, Parques/Jardines y DIDECO las cuales, son de carácter más presencial ya sea acciones de eventos o reuniones con los propios vecinos de la comuna (eventos, viajes turísticos, visitas domiciliarias), como acciones realizadas sobre el territorio físico (cuidado de parques, limpieza de fosas, retiros de residuos domiciliarios, y otros) y por ende exponen una baja susceptibilidad de ser digitalizados. En este aspecto la digitalización debiera destinarse como mecanismo de apoyo a la gestión y control de trazabilidad de estos procesos.
Los procesos primarios con alto grado de digitalización radican en las direcciones de Obras, Tránsito y Rentas y Cobranzas los que además de centrar su trabajo en procesos documentales y de información se encuentran sometidos a una intensa tasa de consultas y de atención de público.
Sin embargo, no debiera caerse en la tentación de iniciar el proceso de transformación digital a partir de estos procesos. La normativa municipal exige a los procesos rigurosos procedimientos de control y registros de información oficial, y por ende todos estos procesos primarios sustentan muchas de sus operaciones unitarias sobre procesos secundarios y terciarios de soporte administrativo tales como Control de Correspondencia, Elaboración de Documentos Oficiales, Licitaciones y Compras, Gestión de Proyectos y Contratos, Pagos y Gestión financiera entro otros. En este sentido sería conveniente iniciar el proceso de transformación digital con estos procesos de soporte.
En relación con la Transformación Digital en sí misma, ella no debe minimizarse a la simple digitalización o escaneo de documentos, y menos si este proceso se realiza en forma aislada generando archivos digitales por departamentos. Si bien ellos aportan beneficios administrativos locales en sus respectivas áreas, podrían frenar la digitalización global del municipio. Los procesos municipales configuran una malla integrada de operaciones interconectadas y por ende las bases de información también deben interoperar.
El proceso de transformación digital consiste en llevar la operación completa del municipio al plano digital, y por ende debe digitalizarse en primer lugar a las personas que conforman la organización habilitándoles dispositivos de identidad digital; sistematizar el control de sus facultades de actuación mediante un sistema de poderes y firmas.
En relación con los procesos en un escenario de trabajo digital es fundamental sistematizar la coordinación y flujos entre las acciones y transacciones que se realizan dentro de los procesos a través de Sistemas de Flujos de Trabajo; y finalmente resulta esencial disponer de una Base de Documentos Electrónicos Universal y multiformato para el municipio en donde se puedan almacenar y gestionar tanto documentos escaneados como documentos electrónicos con firma digital, planos CAD, videos, integración de e-mail y también documentos (formas electrónicas) generados en forma masiva por los sistemas computacionales.
Por último, no menos relevante, resulta imperativo que el entorno o escenario en donde operan los municipios disponga de la infraestructura digital que provea los servicios públicos necesarios en cuanto a redes de comunicación, servicios de internet, definición de protocolos de comunicación e intercambio de documentos electrónicos que faciliten la interoperación entre municipios y Servicios Públicos.
Parece razonable entonces iniciar el proceso de transformación en primer lugar con el diseño de la Base Documental Relacional, Habilitación de Firmas Electrónicas, Estandarización de Documentos Electrónicos comunes a todos los municipios. Luego con la digitación de los procesos básicos y que son comunes y transversales a todo el Municipio, es decir, en la secuencia: Terciarios -> Secundarios.
Teniendo digitalizados estos procesos la habilitación digital de los procesos Primarios es más simple lográndose mantener integrada la biblioteca documental completa del municipio. Con este esquema se va generando internamente una cultura digital dentro de la organización sobre la base de que los documentos oficiales son producidos y gestionado en formato digital desde su origen y por lo tanto sus imágenes son fieles representantes de la realidad.