1. Funcionalidad de Captura de Información
Todos los procesos municipales analizados dentro de este proyecto son iniciados o impulsados por señales de información que pueden provenir del medio externo desde los vecinos, instituciones de gobierno central y otros, como también estar encadenados a otros procesos dentro del propio municipio.
De esta manera la plataforma de Transformación Digital debiera estar dotada de la funcionalidad de captura de información desde diferentes fuentes, formatos y protocolos para que pueda ser utilizada posteriormente dentro de la cadena de procesos de negocios sobre los planos digitales.
Se debe capturar información desde diferentes fuentes, formatos y canales tales como las siguientes:
- Sitio Web Municipal
- Aplicaciones Móviles
- Correos electrónicos
- Escaneo de Documentos físicos
- Reportes Computacionales
- Transferencia de Archivos, Oficinas remotas y otros municipios
2. Funcionalidad de Procesamiento de Información
Todo trámite y proceso municipal lleva asociado un conjunto de operaciones que se ejecutan de forma concurrente o secuencial en donde intervienen diferentes funcionarios. En algunos casos se requiere adicionalmente la participación de agentes externos al municipio.
En un escenario de operación digital, todo este conjunto de operaciones debe ser gestionada digitalmente para lo cual es fundamental disponer de funcionalidades de procesamiento que articulen los flujos de producción, la que se constituyen en el “corazón” del proceso.
Las funciones esenciales son las siguientes:
- Workflows o Flujos de Trabajo
- Reglas de Actuación
- Firma Electrónica
- Creación Automática de Documentos
- Formularios Electrónicos
3. Funcionalidad de Integración / Interoperación de Sistemas de Información
En ciertas etapas de un flujo de trabajo es necesario interoperar con información residente en otros sistemas computacionales, sean estos internos o externos al municipio, para lo cual es imprescindible disponer de funcionalidades de integración o interoperación electrónica entre sistemas.
Las más comunes son las siguientes:
- Correo Electrónico
- Sistemas de Productividad Personal
- Sistemas Externos (interoperar con entidades externas como otros municipios en el caso de traslado de permisos de circulación, con Ministerios de Transporte, Vivienda Obras Públicas, Desarrollo Social, Servicio de Impuestos Internos, Contraloría y otros)
- Sistemas Internos (cada Dirección Municipal por lo general dispone de sistemas computaciones particulares para gestionar la información que generan sus procesos).
4. Funcionalidad de Almacenamiento de Información
El tránsito hacia la transformación digital de un municipio incorpora al ambiente electrónico computacional nuevos objetos de información que deben administrarse en forma sistémica. Entre estos nuevos objetos de información los principales son los documentos por lo que disponer de servicios de Bases Documentales constituyen una funcionalidad esencial de la plataforma digital.
- Base Documental Multiformato
- Carpeta Virtual Dinámica
- Seguridad y Privacidad
5. Funciones de Acceso y Distribución de Información
En coordinación con las respectivas funcionalidades de permisos y privilegios, se encuentran las funciones de acceso a los sistemas de información.
Los usuarios podrán ser individuos o sistemas internos o externos del municipio para cada uno de los cuales se podrán definir diferentes canales de acceso.
Las más comunes son los siguientes niveles:
- Personalizado
- Público en General
- Servicios Web
- Transferencias de Archivos