En el desarrollo de este análisis de proceso han sido conceptualizados los procesos primarios, secundarios y terciarios en función de la cercanía que ellos tienen con los servicios ofrecidos a la comunidad, y que por lo tanto presentan alto grado de contacto con el vecino, como también la susceptibilidad digital que ellos exponen.
Habiendo analizado la totalidad de los procesos municipales resulta interesante destacar que más del 50% de la dotación de personal tiende a concentrarse en procesos primarios pertenecientes a las Direcciones de Operaciones, Parques / Jardines y DIDECO las cuales, son de carácter más presencial ya sea acciones de eventos o reuniones con los propios vecinos de la comuna (eventos, viajes turísticos, visitas domiciliarias), como acciones realizadas sobre el territorio físico (cuidado de parques, limpieza de fosas, retiros de residuos domiciliarios, y otros) y por ende exponen una baja susceptibilidad de ser digitalizados.
En este aspecto la digitalización debiera destinarse como mecanismo de apoyo a la gestión y control de trazabilidad de estos procesos.
La normativa municipal exige a los procesos rigurosos procedimientos de control y registros de información oficial, y por ende todos estos procesos primarios sustentan muchas de sus operaciones unitarias sobre procesos secundarios y terciarios de soporte administrativo tales como Control de Correspondencia, Elaboración de Documentos Oficiales, Licitaciones y Compras, Gestión de Proyectos y Contratos, Pagos y Gestión financiera entro otros. En este sentido la propuesta que emana del diagnóstico sugiere iniciar el proceso de transformación digital con estos procesos de soporte secundarios y terciarios.
En la figura siguiente se muestra un esquema que interrelaciona estos diferentes tipos de procesos.
Fuente: Elaboración Propia AMUCH
Analizando esta figura se demuestra que la digitalización de un proceso primario particular de una determinada Dirección administrativa hace necesaria la digitalización también de los procesos de soporte como por ejemplo Compras y Licitaciones, o Manejo de Correspondencia y por lo tanto es muy difícil iniciar el proceso de transformación digital sin haber digitalizados los procesos básicos.
1. Transformación Digital Fase 1: Secretaría Virtual
Tal como se menciona anteriormente nuestra sugerencia es iniciar el proceso de transformación digital con los procesos de tercer orden y que brindan soporte a todo el resto de los procesos administrativos y de negocio del municipio. Y en este sentido los procesos de la Secretaría con su Oficina de Partes son los primeros candidatos de la transformación digital. En esta fase se requiere de los siguientes componentes digitales:
- Firmas Electrónicas para todos aquellos funcionarios responsables de generación y aprobación de documentos oficiales.
- Diseño de las Plantillas Electrónicas para la generación y firma de documentos electrónicos. Idealmente estas plantillas debieran ser estándares para todo el sistema municipal.
- Con un diseño de plantillas universal, de manera similar a lo que ocurre con los sistemas de facturación electrónica normados por el SII, se facilitan los protocolos de interoperación entre los municipios con la Contraloría.
- Modelamiento detallado de los Procesos de Secretaría Municipal que permitan reconfigurarse sobre un plano de operación digital.
- Diseño del sistema de Base Documental que administrará la documentación oficial del Municipio, Decretos, Oficios, Circulares, Resoluciones, y documentos de soporte.
- Diseño del Workflow de producción y gestión de documentación oficial
- Habilitación del servicio de Secretaría Virtual al resto de los procesos municipales.
2. Transformación Digital Fase 2: Servicios Administrativos y Proyectos
En una segunda etapa y con los servicios digitalizados procede la digitalización de los procesos secundarios tales como los pertenecientes a las áreas de Recursos Humanos, Administración y Finanzas, Contabilidad y Tesorería, y Adquisiciones.
En la Figura adjunta se muestran los principales procesos dentro de esta categoría, y cuyos servicios son requeridos por el resto de los procesos del municipio. La mayor parte de estos servicios se encuentran insertos dentro de la Dirección de
Fuente: Elaboración Propia AMUCH
Administración y Finanzas y también en la SECPLA en el caso de los Estudios y Proyectos.
En cada uno de estos ciclos se requiere ejecutar las siguientes tareas:
- Modelamiento Detallado de los Procesos asociados
- Diseño y configuración del Modelo Documental de soporte a cada uno de los procesos sobre el sistema de Base Documental
- Habilitación del Modelo de Procesos sobre el sistema de Flujos de Trabajo.
- Integración del Flujo de Trabajo con el resto de los sistemas preexistentes del municipio, en especial con el de Secretaría Virtual.
- Especificar componentes de acceso e invocación de estos procesos al resto de los procesos primarios que lo requieran
1. Transformación Digital Fase 3: Servicios a la Comunidad
Los procesos primarios con alto grado de susceptibilidad digital radican en las direcciones de Obras, Tránsito y Rentas y Cobranzas los que además de centrar su trabajo en procesos documentales y de información se encuentran sometido a una intensa tasa de consultas y de atención de público. Al igual que en los casos anteriores, los pasos a seguir en esta fase son los siguientes:
- Modelamiento Detallado de los Procesos asociados
- Diseño y configuración del Modelo Documental de soporte a cada uno de los procesos sobre el sistema de Base Documental
- Habilitación del Modelo de Procesos sobre el sistema de Flujos de Trabajo.
Integración del Flujo de Trabajo con el resto de los sistemas preexistentes del municipio, en especial con los de Secretaría Virtual y Ciclos Digitales de Adquisiciones, Personal, Pagos y Proyectos.
